提交申请与审核：向刻章单位提交准备好的材料，并填写刻章申请表格，详细说明合同章的相关信息，如样式、尺寸等。刻章单位会对材料进行严格审核，确保申请人身份及申请事项合法合规。

规范保管流程，限制接触范围

专人专管：指定责任心强、岗位稳定的专人（如行政主管、法务专员等）负责合同章的日常保管，明确保管人的职责与责任，避免多人接触或随意交接。

物理防护：将合同章存放在带锁的保险柜或专用抽屉中，钥匙 / 密码由保管人单独持有，非工作时间严禁随意放置。如需临时交接，需通过书面登记（如《印章交接记录表》）明确交接人、接收人、时间及用途，避免 “无记录流转”。

禁止带出：原则上合同章不得带出企业办公场所，确因特殊情况（如异地签约）需带出的，需经企业负责人书面审批，由两人以上共同携带，并全程监督使用，返回后立即归还并登记使用情况。

严格使用审批，留存使用痕迹

建立用印审批制度：任何使用合同章的行为，必须经过规范的审批流程。例如：

由业务部门提交《用印申请单》，注明合同名称、签约方、用印页数、用印原因等信息；

经部门负责人审核、法务部门（或合规部门）对合同内容合规性审核后，报企业负责人（或授权人）审批；

审批通过后，保管人方可盖章，严禁 “先盖章后审批” 或 “无审批盖章”。

全程记录留痕：

用印时，保管人需核对合同内容与审批单信息是否一致，确认无误后在指定位置盖章；

建立《合同章使用登记台账》，详细记录每次用印的日期、合同名称、签约方、用印数量、审批人、经办人、保管人等信息，必要时留存合同复印件或扫描件存档；

盖章过程可通过监控录像记录（如在保管地点安装摄像头），便于后续追溯。

强化风险防控，防范滥用与伪造

定期核查与盘点：

每月或每季度对合同章进行盘点，确保实物与登记记录一致，核对使用台账与实际合同是否匹配，发现异常及时排查；

若发现合同章遗失、被盗，需立即向公安机关报案，并发布声明（如登报或通过企业官网公告），声明该印章失效，避免他人冒用。

技术防伪措施：

选择正规刻章机构，使用带有防伪编码、防伪图案（如隐形纹、微缩文字）或芯片的合同章，提高伪造难度；

部分地区支持印章备案查询，可在公安机关官网或政务平台查询印章的备案信息，验证真伪。

禁止 “空白用印”：严禁在空白合同、空白纸张上加盖合同章，避免被他人擅自填写内容后引发法律纠纷。