明确责任与追责，加强人员管理 签订保管责任书：保管人与企业签订《印章保管责任书》，明确保管不当、违规用印的责任（如赔偿损失、纪律处分等），增强保管人的责任意识。 定期培训与监督：对保管人、审批人、经办人进行法律知识培训，明确合同章使用的法律风险（如擅自用印可能导致企业承担合同义务）；同时，由企业内部审计部门或法务部门定期检查合同章管理流程的执行情况，发现漏洞及时整改。

严格使用审批，留存使用痕迹 建立用印审批制度：任何使用合同章的行为，必须经过规范的审批流程。例如： 由业务部门提交《用印申请单》，注明合同名称、签约方、用印页数、用印原因等信息； 经部门负责人审核、法务部门（或合规部门）对合同内容合规性审核后，报企业负责人（或授权人）审批； 审批通过后，保管人方可盖章，严禁 “先盖章后审批” 或 “无审批盖章”。 全程记录留痕： 用印时，保管人需核对合同内容与审批单信息是否一致，确认无误后在指定位置盖章； 建立《合同章使用登记台账》，详细记录每次用印的日期、合同名称、签约方、用印数量、审批人、经办人、保管人等信息，必要时留存合同复印件或扫描件存档； 盖章过程可通过监控录像记录（如在保管地点安装摄像头），便于后续追溯。

提交申请与审核：向刻章单位提交准备好的材料，并填写刻章申请表格，详细说明合同章的相关信息，如样式、尺寸等。刻章单位会对材料进行严格审核，确保申请人身份及申请事项合法合规。

刻制印章：审核通过后，刻章单位会根据规定的样式、尺寸和材质进行法人章刻制，刻制过程中会采用符合规定的工艺，以保证印章质量和性。